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法律分析：一、准备材料 。(一)单位提取：应持有单位开具的介绍信 ，及来办理的工作人员的身份证件。(二)本人提取：应携带具有档案管理资质的单位出具调档函 、档案人的劳动合同 、用工备案、社保证明 。(三)委托他人提取：有委托人单位出具的提(调)档函 、委托人的委托书 、委托人的身份证原件或委托人的身份证复印件及受托人的身份证原件和复印件 。二、填写信息：按要求在提档簿上登记个人相关信息及档案去向信息。三、档案交接：工作人员将检查档案的密封情况 ，对未密封好或破损的档案进行密封，并盖章，然后转交给来办理的人员。
法律依据：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》第八条规定：人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书 ，向流动人员原单位开具调档函 ，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才交流服务机构 。转递的流动人员人事档案必须完整齐全 ，不得扣留材料或分批转出 。人才流动服务机构经审核无误后 ，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚 。《流动人员人事档案管理暂行规定》第十一条规定：人才流动服务机构开具的转档手续 ，与机关 、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力 。机关 、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续 ，方可接收流动人员人事档案。
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法律分析：调取档案可以不要本人亲自去 。一些地方规定是可以委托他人办理的 ，具体可以咨询档案所在地的工作人员。委托人办理必要材料：需持委托人书写的委托书（注明受委托人姓名、身份证号和委托事宜） 、委托人身份证复印件及受委托人身份证原件方能办理 。调档函是人事工作术语 ，产生于高度计划体制下的人事管理制度 。在高度计划体制下，人力资源的流动有严格的手续。
法律依据：《中华人民共和国档案法》
第四条 档案工作实行统一领导 、分级管理的原则，维护档案完整与安全 ，便于社会各方面的利用 。
第八条 国家档案主管部门主管全国的档案工作 ，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度 ，实行监督和指导 。县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作 ，对本行政区域内机关、团体 、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位 、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。
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